Ноутбуки
Как разобрать общий почтовый ящик на SkyX SmartWork N95
В общем ящике два человека могут одновременно ответить на одно письмо и пропустить соседнее. На SkyX SmartWork с Intel N95 такую работу удобно отрепетировать в привычном почтовом клиенте на нескольких вымышленных обращениях.
Определите понятные состояния письма
Выберите состояния, которыми команда действительно будет пользоваться. Например, новое обращение, взято в работу, ожидается уточнение и ответ отправлен. Уточните возможности почтовой системы. Одна программа позволяет назначать ответственного, другая показывает общие папки и флажки. Используйте обозначения, которые видят все дежурные сотрудники со своих учётных записей.
Подготовьте три тестовых письма. Одно содержит простой вопрос, второе требует уточнения номера заказа, третье относится к другому отделу. Пусть первый сотрудник возьмёт второе письмо и поставит ему статус ожидания. Второй сотрудник должен понять, кто ведёт переписку и какое уточнение ожидается, не открывая дополнительные таблицы.
Настройте рабочую область на встроенном экране
На дисплее IPS с разрешением Full HD выберите ширину списка писем и области чтения. Посмотрите, целиком ли видны отправитель, тема и начало последнего сообщения. Если при увеличенном масштабе текст приходится прокручивать по горизонтали, попробуйте разместить список сверху или открывать длинные письма в отдельном окне.
Проверьте письмо с вложением, характерным для вашей работы. Сохраните учебный файл в согласованную папку, откройте его и вернитесь ровно в ту цепочку, из которой начали. Для похожих тем полезно сверять адресата и номер обращения перед отправкой черновика. Во время репетиции достаточно подготовить ответ и проверить его вместе с напарником. Для письма с уточнением установите согласованный срок возвращения в работу. В конце следующего дежурства выберите все такие письма и проверьте, получен ли ответ. Иначе аккуратно разложенные по папкам обращения могут пропасть из поля зрения при передаче очереди.
Передайте очередь следующей смене
В конце смены отберите незавершённые обращения и к каждому добавьте короткую отметку о следующем действии по принятым у вас правилам. Сотрудник новой смены должен суметь восстановить очередь после собственного входа. Если отметки остались только в локальном клиенте одного человека, перенесите учёт состояния в общий рабочий сервис.
Для этой версии SmartWork заявлены 16 ГБ оперативной памяти и SSD на 512 ГБ. Будущему пользователю стоит открыть обычный набор почтовых папок вместе с рабочим справочником. При выборе оцените удобство чтения длинной переписки и объём, который клиент займёт после загрузки разрешённого организацией локального архива.